Rapat

 Rapat dan Teleconfrence

A. PENGERTIAN  RAPAT

Rapat merupakan suatu bentuk pertemuan antara para anggota yang ada di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah terkait kepentingan bersama.

 Pengertian Rapat Menurut Ahli:

1. Nunung dan Ratu Evi

    Rapat ialah suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan para stafnya.

     2.  Wursanto

     Rapat yaitu

• Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
• Sebuah alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
• Media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
• Salah satu komunikasi kelompok secara resmi.
• Sebuah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor atau organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
• Suatu pertemuan para anggota organisasi atau para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

B. JENIS-JENIS RAPAT

Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:

     Menurut Tujuannya

     1. Rapat penjelasan

Rapat penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

2.  Rapat pemecahan masalah

yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.

3.  Rapat perundingan

 yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.

      Menurut Sifatnya

      1. Rapat resmi (formal meeting)

      yaitu yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

     2. Rapat tidak resmi (informal meeting)

      yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.

      3. Rapat terbuka

      yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.

     4.  Rapat tertutup,

      yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.

     Menurut Jangka Waktunya

  

1  1. Rapat mingguan 

    yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.

    2. Rapat bulanan

    yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

     3. Rapat semesteran

     yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

     4.  Rapat tahunan

     yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris.

      Menurut Frekuensinya

    1.  Rapat rutin

      yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.

    2. Rapat incidental

      yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama.

        

    C. MANFAAT RAPAT 

1.        Menyebarkan informasi
2.           Mendapatkan feddback yang diharapkan
3.            Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif
4.        Memberi solusi dari permasalahan yang ada
5.             Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

    D.  TUJUAN RAPAT 

•      Untuk menginformasikan keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang  berkepentingan
•      Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik
•      Untuk menjalin kerjasama dibidang bisnis beserta ketentuannya
•      Untuk menjembatani segala bentuk peselisihan yang ada secara kekeluargaan

TELECONFERENCE

A. PENGERTIAN TELECONFERENCE

     Teleconference adalah sebuah komunikasi langsung yang dilakukan oleh beberapa orang yang dihubungkan dengan sebuah sistem komunkasi, dimana masing-masing audience saling berjauhan. 

     

Teleconference juga bisa diartikan sebuah pertemuan untuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih menggunakan sistem telekomunikasi bisa berupa suara saja (Audio Conference) atau bisa juga menggunakan sistem video dan audio (Video Conference) yang memungkinkan peserta konference saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan sebagaimana pertemuan biasa.

B. KEGUNAAN/MANFAAT TELECONFERENCE

  Adapun manfaat teleconference bagi sebagian orang seperti perusahaan, guru dan murid:

a. Bagi suatu perusahaan, teleconferense ini sangat berguna untuk melakukan kegiatan rapat dengan perusahaan lain yang berjauhan ketika tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Jadi kegiatan rapat itu pun masih bisa berjalan dengan lancar dan efisien.

b.  Bagi seorang guru, teleconference ini mungkin sangat membantu terutama dalam kegiatan belajar mengajar. Misal ketika seorang guru tidak bisa mengisi pelajaran di kelas karena suatu hal, maka dapat menggunakan media teleconferensi ini. Selain bermanfaat sebagai kegiatan mengajar mungkin juga bisa berguna untuk menghadiri kegiatan rapat.

c. Bagi seorang murid juga sangat bermanfaat untuk kegiatan dalam belajar. Pelajar dapat menggunakan teleconferense untuk kegiatan kerja kelompok atau bisa juga dalam kegiatan bimbel.

C. TUJUAN TELECONFERENCE 
     
    Teleconference betujuan untuk melakukan komunikasi jarak jauh dengan orang lain. Dengan adanya teleconference ini kita bisa sepuasnya dalam menyampaikan berbagai informasi, bercakap-cakap mengenai suatu hal penting dengan melalui video atau audio. Sehingga kita lebih bisa menghemat waktu dan biaya untuk bertemu langsung.