Pemeliharaan Arsip

Tujuan Pembelajaran :

1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian pemeliharaan arsip

2. Peserta didik dapat menjelaskan cara pemeliharaan arsip secara fisik

3. peserta didik dapat menjelaskan tujuan pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan kerusakan beberapa sebab. 

Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Pengaturan ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus:
a.) Dijaga agar tetap kering (suhu ideal antara 60 ° -75 ° F, dengan kelembaban antara 50-60%).
b.) Terang (Terkena sinar matahari tak langsung).
c.) Mempunyai ventilasi yang merata.
d.) Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga, dll.

2. Tempat penyimpanan arsip

Tempat penyimpanan arsipnya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat permintaan yang ingin dipenuhi.

3. Penggunaan bahan-bahan pencegahan rusaknya arsip

salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala.

4. Larangan-larangan

Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
a.) Dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan arsip.
b.) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

5. Kebersihan

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.

Tujuan pemeliharaan arsip adalah:

1. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah ada arsip yang tersimpan di tempat yang seharusnya.

2. Agar penanggungjawab arsip dapat diakses dan berkembang apakah sesuatu arsip telah menurut prosedur yang seharusnya.