Pemindahan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan

 

Pemindahan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan

Tujuan Pembelajaran :

1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian pemindahan arsip

2. Peserta didik dapat menguraikan langkah - langkah pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat arisp.

Materi :

Untuk memahami mengenai pengertian dan  hal - hal yang perlu diperhatikan dalam pemindahan arsip silahkan di baca dalam link berikut ini .

https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_37_2016.pdf

Pengertian Pemindahan Arsip

Memindahkan arsip inaktif  dari unit pengolah  ke unit kearsipan  dalam lingkungan intern organisasi. Bagian dari Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip,  yang dilakukan dengan cara:

 

1.  Memindahkan (P) arsip inaktif dari Unit Pengolah  ke Unit Kearsipan dalam lingkungan intern organisasi;

2.  Memusnahkan (M) arsip sesuai dgn ketentuan yg berlaku;

3.  Menyerahkan (S) arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan.

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya 

telah menurun  (UU No. 43 tahun 2009 tentang 

Kearsipan)

 

Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi 

penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah 

menurun (PP No. 34 Tahun 1979)

Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk 

kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang 

berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk 

kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum 

dan alasan lainnya  bagi pelaksanaan kegiatan instansi  

serta  dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.

Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif 

organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan 

pengguna yaitu:

1.           Pengembangan Jadwal Retensi Arsip (JRA),

2.          Penentuan media penyimpanan, dan

3.          Penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.

PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan,  penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai  pada serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip  dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

Seleksi dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif.  Tahap kegiatan ini dilakukan untuk  menentukan apakah arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi.

Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif  dapat didesain dengan memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi.  Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif  langsung menggunakan formulir pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan. 

Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir . 

Contoh Formulir Daftar Arsip yang Dipindahkan

No.	Series/Jenis Arsip	Tahun	Jumlah	Kondisi	Penataan	Keterangan

Referensi dari :

http://arsipparis.blogspot.com/2014/09/pemindahan-arsip_25.html

Untuk melihat bagaimana contoh  bagaimana pemindahan arsip dari unit pengolah arsip ke unit pusat arsip silahkan di buka link berikut ini.  

https://rssoedono.jatimprov.go.id/wp-content/uploads/2019/08/SPO-Penyimpanan-Informasi.pdf

untuk melihat video singkat pengelolaan pemindahan arsip silahkan di saksikan video singkat berikut ini 

https://www.youtube.com/watch?v=yrlP-xOBdTI

Silahkan anak anak mempelajari juga buku  Kearsipan halaman 81-82