Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini di karenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

            Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).

·         Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:

            - Tahun                 (tanggal utama)               sebagai kode laci

                        -Bulan             (sub tanggal)                  sebagai kode guide

                                     -Tanggal       (sub-sub tanggal)           sebagai kode hanging folder

 

 

·         Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.

 Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;

a) Filing Cabinet

 Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

 

b) Guide

 Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

 

c) Hanging Folder

 Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

 

d) Kartu Indeks

 Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca jenis-jenis perlengkapan arsip.

 

·         Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

 Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.

a) Memeriksa surat/berkas

 Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:

 Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

 

b) Mengindeks

 Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:

 Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

 

c) Mengode

 Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

 

d) Menyortir

 Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

 

e) Menempatkan

 Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.

 

·         Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal

            Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.

Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.

Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)

Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

 Note: Lembar pinjam arsip, tickler file dapat dilihat pada jenis-jenis perlengkapan arsip

 

 Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.

Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.

Tentukan kodenya menjadi Is

Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is.

Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.

Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.

Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).

Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

 

Note: Lembar pinjam arsip, tickler file dapat dilihat pada jenis-jenis perlengkapan arsip

Berangkat Pelatihan

Hari ini 6 April 2021, memenuhi panggilan  P4TK PKNIPS untuk mengikuti Workshop Pengembangan Inovasi Media Pembelajaran Mata Pelajaran Ilmu Pengetahuan Sosial.

Kegiatan ini akan dimulai tanggal 6 - 9 April 2021 bertempat di Hotel Tychi Malang.

Kegiatan ini akan diikuti 30 peserta yang berasal dari berbagai propinsi di Indonesia. 

Dalam perjalanan ini saya bersama dengan ibu Mariani, S.Pd. dari SMP Negeri 2 Pinrang.

Berdasarkan struktur program yang akan diikuti ada 2 materi pokok yang akan kami pelajari yaitu Pengembangan Media Pembelajaran Inovatif Berbasis Seni dan Pengembangan Media Pembelajaran Inovatif Berbasis Teknologi.

Alokasi waktu kegiatan 32 Jam Pembelajaran.

Rapat

 Rapat dan Teleconfrence

A. PENGERTIAN  RAPAT

Rapat merupakan suatu bentuk pertemuan antara para anggota yang ada di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah terkait kepentingan bersama.

 Pengertian Rapat Menurut Ahli:

1. Nunung dan Ratu Evi

    Rapat ialah suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan para stafnya.

     2.  Wursanto

     Rapat yaitu

• Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
• Sebuah alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
• Media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
• Salah satu komunikasi kelompok secara resmi.
• Sebuah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor atau organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
• Suatu pertemuan para anggota organisasi atau para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

B. JENIS-JENIS RAPAT

Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:

     Menurut Tujuannya

     1. Rapat penjelasan

Rapat penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

2.  Rapat pemecahan masalah

yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.

3.  Rapat perundingan

 yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.

      Menurut Sifatnya

      1. Rapat resmi (formal meeting)

      yaitu yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

     2. Rapat tidak resmi (informal meeting)

      yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.

      3. Rapat terbuka

      yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.

     4.  Rapat tertutup,

      yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.

     Menurut Jangka Waktunya

  

1  1. Rapat mingguan 

    yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.

    2. Rapat bulanan

    yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

     3. Rapat semesteran

     yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

     4.  Rapat tahunan

     yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris.

      Menurut Frekuensinya

    1.  Rapat rutin

      yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.

    2. Rapat incidental

      yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama.

        

    C. MANFAAT RAPAT 

1.        Menyebarkan informasi
2.           Mendapatkan feddback yang diharapkan
3.            Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif
4.        Memberi solusi dari permasalahan yang ada
5.             Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

    D.  TUJUAN RAPAT 

•      Untuk menginformasikan keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang  berkepentingan
•      Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik
•      Untuk menjalin kerjasama dibidang bisnis beserta ketentuannya
•      Untuk menjembatani segala bentuk peselisihan yang ada secara kekeluargaan

TELECONFERENCE

A. PENGERTIAN TELECONFERENCE

     Teleconference adalah sebuah komunikasi langsung yang dilakukan oleh beberapa orang yang dihubungkan dengan sebuah sistem komunkasi, dimana masing-masing audience saling berjauhan. 

     

Teleconference juga bisa diartikan sebuah pertemuan untuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih menggunakan sistem telekomunikasi bisa berupa suara saja (Audio Conference) atau bisa juga menggunakan sistem video dan audio (Video Conference) yang memungkinkan peserta konference saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan sebagaimana pertemuan biasa.

B. KEGUNAAN/MANFAAT TELECONFERENCE

  Adapun manfaat teleconference bagi sebagian orang seperti perusahaan, guru dan murid:

a. Bagi suatu perusahaan, teleconferense ini sangat berguna untuk melakukan kegiatan rapat dengan perusahaan lain yang berjauhan ketika tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Jadi kegiatan rapat itu pun masih bisa berjalan dengan lancar dan efisien.

b.  Bagi seorang guru, teleconference ini mungkin sangat membantu terutama dalam kegiatan belajar mengajar. Misal ketika seorang guru tidak bisa mengisi pelajaran di kelas karena suatu hal, maka dapat menggunakan media teleconferensi ini. Selain bermanfaat sebagai kegiatan mengajar mungkin juga bisa berguna untuk menghadiri kegiatan rapat.

c. Bagi seorang murid juga sangat bermanfaat untuk kegiatan dalam belajar. Pelajar dapat menggunakan teleconferense untuk kegiatan kerja kelompok atau bisa juga dalam kegiatan bimbel.

C. TUJUAN TELECONFERENCE 
     
    Teleconference betujuan untuk melakukan komunikasi jarak jauh dengan orang lain. Dengan adanya teleconference ini kita bisa sepuasnya dalam menyampaikan berbagai informasi, bercakap-cakap mengenai suatu hal penting dengan melalui video atau audio. Sehingga kita lebih bisa menghemat waktu dan biaya untuk bertemu langsung.

Materi IPS Kelas 7 Bab 1 Manusia, Tempat dan Lingkungannya

Ruang adalah tempat di permukaan bumi, secara keseluruhan ataupun yang digunakan oleh mahkluk hidup untuk tinggal. Ruang meliputi perairan, daratan dan lapisan bumi. Perairan mencakup laut, sungai, danau dan air tanah. Lapisan bumi mencakup tanah, bebatuan dan lapisan atmosfer.

Batas ruang adalah tempat dan unsur – unsur lain yang mempengaruhi kehidupan di bumi.

Ruang di permukaan bumi memiliki karakteristik yang khas yaitu berupa tanah, bebatuan, tumbuhan, dan lain – lain yang berbeda dengan tempat lainnya. Contohnya, jenis batuan di suatu tempat ditemukan di tempat lainnya tetapi dengan jenis tumbuhan yang berbeda.  

Perbedaaan karakteristik ruang menyebabkan interaksi antarruang. Interaksi antarruang dapat berupa pergerakan orang (mobilitas penduduk), pergerakan barang atau energi (transportasi), perpindahan gagasan atau informasi (komunikasi). 

Kondisi saling bergantung yang diperlukan untuk terjadinya interaksi keruangan yaitu:

1). Saling melengkapi (complementary), terjadi jika ada wilayah yang berbeda komoditas yang dihasilkan. Contohnya : 

2). Kesempatan antara (intervening opportunity) : lokasi yang menawarkan alternatif lebih baik sebagai tempat asal maupun tempat tujuan. Contohnya : 

3). Keadaan dapat diserahkan/dipindahkan (transferability).

Peta adalah gambaran permukaan bumi dari suatu bidang datar dan diperkecil dengan menggunakan skala. Peta terdiri dari 8 komponen yaitu judul peta, orientasi utara, simbol peta, garis astronomis, Insert, Legenda, Garis Koordinat, Sumber peta. Indonesia terletak antara 9°BT – 141°BT dan 6°LU – 11°LS. Batas darat Indonesia yaitu Malaysia, Papua New Guinea dan Timor Leste. Batas lautnya yaitu India, Thailand, Malaysia, Singapura, Vietnam, Filiphina, Palau, Papua New Guinea dan Timor Leste.Secara geografis, Indonesia berada diantara dua benua, yaitu Benua Asia yang terletak di sebelah utara Indonesia dan Benua Australia yang terletak di sebelah selatan Indonesia. Indonesia memiliki iklim tropis, dengan ciri suhu udara yang tinggi sepanjang tahun. 

Indonesia memiliki sumber daya alam yang melimpah, misalnya hasil hutan. Hasil hutan di indonesia dikenal dengan sumber kayu, ada sekitar 4000 jenis kayu hasil hutan Indonesia, contohnya kayu keruing, jati, meranti, rotan, cendana, rosmala, dan sebagainya. 

Fungsi hutan : menyimpan air hujan, tempat tinggal flora dan fauna, mencegah erosi, menghasilkan oksigen dan menyerap CO2, sumber kehidupan manusia. 

Komposisi penduduk adalah pengelompokan penduduk berdasarkan umur, jenis kelamin, mata pencaharian, agama, bahasa pendidikan, tempat tinggal, jenis pekerjaan, dan sebagainya.

Pertumbuhan penduduk adalah keseimbangan dinamis antara kekuatan menambah dan kekuatan mengurangi jumlah penduduk. 

Pertumbuhan penduduk yang sangat cepat menyebabkan : persebaran penduduk tidak merata, banyaknya angka pengangguran, banyaknya penduduk kurang produktif sehingga angka ketergantungan tinggi, arus urbanisasi tinggi, menurunnya kualitas dan berkurangnya kesejahteraan penduduk. 

Dinamika penduduk adalah perubahan jumlah penduduk pada suatu wilayah yang disebabkan oleh tiga faktor yaitu kelahiran (natalitas), kematian (mortalitas), dan perpindahan (migrasi). Jumlah penduduk Indonesia sekiitar 256 juta jiwa dan menduduki peringkat ke 4 di dunia. 

Kondisi kependudukan di Indonesia adalah tingkat pertumbuhan termasuk ketegori sedang, sebarannya tidak merata, dan kualitasnya masih rendah. Mayoritas penduduk Indonesia merupakan masyarakat yang memiliki suku bangsa dan budaya yang beragam. Di indonesia terdapat 1128 suku bangsa. 

Suku bangsa adalah sekelompok manusia yang memiliki kesatuan budaya dan terikat oleh kesadaran budaya tersebut. Kesadaran budaya dikuatkan oleh kesatuan bahasa. Ciri – ciri yang membedakan suku bangsa yaitu bahasa, adat istiadat, sistem kekerabatan, kesenian daerah dan tempat asal. 

Keadaan alam Indonesia terdiri dari 2 bagian yaitu keadaan fisik wilayah dan keadaan flora fauna seperti gambar berikut : 

3 Jenis Iklim di Indonesia

Iklim di Indonesia dipengaruhi oleh 3 jenis iklim yaitu

1). Iklim musim, dipengaruhi oleh musim yang berubah pada periode tertentu;

2). Iklim tropis, suhu tinggi mengakibatkan penguapan tinggi dan tingginya curah hujan;

3). Iklim laut, karena Indonesia memiliki banyak lautan. Angin muson adalah angin yang terjadi karena adanya perbedaan tekanan udara antara samudra dan benua. 

Bentuk muka bumi Indonesia dapat dibedakan menjadi dataran rendah, dataran tinggi, bukit, gunung dan pegunungan. Bentuk fisiografi Indonesia seperti berikut : 

Secara geologi, Indonesia terletak pada pertemuan 3 lempeng tektonik yaitu lempeng Indo-Australia, Eurasia dan Pasifik. Lempeng Indo-Australia bertumbukan dengan lempeng Eurasia di pantai Sumatra, Jawa dan Nusa Tenggara. Lempeng Pasifik bertumbukan dengan lempeng Eurasia di utara Papua dan Maluku Utara. 

Tumbukan antar lempeng tersebut membentuk pegunungan, gunung api di sepanjang Pulau Sumatera, Jawa, Nusa Tenggara dan membentuk gempa bumi. Gunung berapi adalah lubang kepundan atau rekahan dalam kerak bumi tempat keluarnya cairan magma atau gas atau cairan lainnya ke permukaan bumi. 

Indonesia memiliki keragaman flora sekitar 8000 spesies dan fauna sekitar 2215 spesies. Spesies fauna terdiri atas 515 mamalia, 60 reptil, 1519 burung dan 121 kupu – kupu.

Flora di Indonesia dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu Indo-Malayan (Indonesia Barat) dan Indo-Australian (Indonesia Timur). Berikut karakteristik flora di Indonesia : 

Fauna di Indonesia dibedakan menjadi 3 kelompok yaitu fauna bagian barat (Asiatis), tengah (peralihan) dan timur (Australis). Fauna barat dan tengah dipisahkan oleh garis Wallace, fauna timur dan tengah dipisahkan oleh garis Weber. 

Fauna peralihan mencakup Sulawesi, Maluku, Timor, Nusa Tenggara, dan pulau kecil di sekitar pulau tersebut. Contohnya, anoa, babi rusa, ikan duyung, kuskus, sapi, komodo, burung dewata, maleo, dan sebagainya. 

Fauna australis mencakup Papua, Halmahera dan Kepulauan Aru. Contohnya walabi, kanguru, beruang, landak irian, kelelawar, kadal, cenderawasih, kasuari, namudur dan sebagainya. 

Indonesia memiliki hutan magrove yang sangat luas namun tersebar tidak merata dan merupakan negara yang memiliki terumbu karang terluas di dunia. 

Perubahan Interaksi antar ruang yaitu :

1. Berkembangnya pusat – pusat pertumbuhan, padatnya aktivitas di perkotaan;
2. Perubahan penggunaan lahan, lahan pertanian dijadikan lahan pemukiman;
3. Perubahan orientasi mata pencaharian, tidak hanya petani dan nelayan saja, tetapi banyak pedagang dan sebagainya. 
4. Berkembangnya sarana dan prasarana untuk mempermudah manusia, seperti kendaraan, jalan, fasilitas umum, pusat – pusat perdagangan, dan sebagainya;
5. Adanya perubahan sosial dan budaya, penduduk pendatang dengan penduduk asli memiliki budaya, norma dan adat yang berbeda;
6. Berubahnya komposisi penduduk, yang awalnya relatif seragam menjadi beragam. 

Untuk rangkuman lengkap semua Bab di materi IPS, kamu bisa kunjungi halaman berikut ini

https://wirahadie.com/materi-ips-kelas-7/amp/

Materi kelas 7 dari ruang guru

https://www.ruangguru.com/blog/latihan-soal-penilaian-akhir-semester-2019-ips-kelas-7