A. Sistem Abjad

Langkah - langkah penyimpanan arsip sistem Abjad : 1. Memeriksa surat/berkas 2. Mengindeks surat/berkas 3. Mengode surat/berkas 4. Menyortir surat 5. Menempatkan surat/berkas Langkah - Langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut : 1. Menentukan judul surat 2. Menentukan indeks 3. Menentukan kode surat 4. Mencari arsip di tempat penyimpanan 5. Mengambil arsip 6. Memberikan arsip kepada peminjam 7. menyimpan lembar pinjam arsip(lembar 3) pada tickler file B. Sistem Subyek Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek 1. memeriksa berkas 2. mengindeks 3. mengode 4. menyortir 5. menempatkan Langkah - langkah menemukan arsip dalam sistem subjek 1. Tentukan subjek dari surat yang dicari 2. menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokkan subjek surat dengan daftar klasifikasi subejk 3. menentukan kode surat 4. mencari arsip pada tempat penyimpanan 5. mengambil arsip jika memang benar benar arsip yang di cari 6. memberikan arsip pada peminjam 7. menyimpan lembar pinjam arsip (lembar3 ) pada tickler file Langkah - langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya. 1. tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat 2. indekslah nama tersebut 3. tentukan kodenya 4. carilah kartu indeks pada laci kardex 5. lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks 6. cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek 7. cari arsip tersebut pada laci 8. ambil arsi dan tukar dengan lembar pinjam arsip 9. serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam arsip 10.simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.