Pemeliharan dan perawatan arsip

 

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

 

1. Pengertian
   1. Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.
   2. Perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.
2. Pemeliharaan
   1. Pemeliharaan lingkungan

      Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan, antara lain:

      1. Petugas arsip harus:
         1. Jujur dan dapat menyimpan rahasia
         2. Disiplin
         3. Terampil dan cekatan
         4. Terdidik dan terlatih
         5. Rapi dan bersih.
      2. Depo arsip
         1. Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang.
         2. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab.
         3. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.
         4. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.
      3. Peralatan

      Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, lemari gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standardisasi yang telah ditentukan.

   2. Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik
      1. Pemeliharaan arsip rekaman suara (audio) 
         1. Menjaga kebersihan lingkungan dan fisik arsip rekaman suara secara teratur.
         2. Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar master copy tetap terjaga dengan baik.
         3. Arsip rekaman suara diperiksa informasi mutu suaranya, setiap enam bulan sekali diputar dalam kecepatan normal.
         4. Piringan/kaset disimpan dalam lemari standar disusun secara vertikal.
         5. Kondisi lingkungan harus stabil. Temperatur suhu berkisar antara 4℃-16℃ dan kelembaban berkisar antara 40%-60% RH.
      2. Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual)
         1. Menjaga kebersihan lingkungan dan perawatan fisik arsip secara teratur.
         2. Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada foto positif, maka dibuatkan foto negatifnya dan apabila yang ada foto negatifnya dibuatkan foto positifnya.
         3. Arsip foto negatif disimpan dalam sampul (amplop) yang terbuat dari bahan polyester transparan atau dalam sampul berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah.
         4. Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah, yaitu berkisar antara pH 7-8. Disimpan terpisah antara foto positif dan negatif dalam lemari yang berukuran standar serta ditata secara horizontal.
         5. Suhu ruangan tempat penyimpanan arsip perlu dijaga kestabilannya. Tetap berkisar antara 18℃-21℃, dengan kelembaban berkisar 40% RH. Sedangkan untuk foto berwarna, suhu tempat penyimpanan dijaga agar tetap stabil di antara 0℃-5℃.
      3. Pemeliharaan arsip moving audio visual (film dan video) 
         1. Memelihara dan merawat peralatan film dan video.
         2. Memelihara media arsip film dan video, antara lain dengan cara:
            1. Membersihkan debu dan jamur yang menempel pada pita film.
            2. Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH untuk film hitam putih).
            3. Memutar film dan video dalam kecepatan normal sekurang-kurangnya 6 bulan sekali.
            4. Membuat duplikat dari master copy untuk keperluan layanan informasi agar master copy tetap terjaga.
            5. Menyambung kembali pita film/video yang putus dengan menggunakan cellotape.
      4. Pemeliharaan arsip elektronik 
         1. Pengamanan informasi dilakukan dengan cara:
            1. Menciptakan prosedur standar pengoperasian (SOP) yang dapat menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi secara tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
            2. Pemeliharaan hardware secara berkala serta melakukan penyesuaian hardware dengan kemajuan teknologi (updating).
            3. Pemeliharaan software secara berkala serta melakukan penyesuaian software dengan kemajuan teknologi (updating).
         2. Pemeliharaan fisik arsip elektronik melalui upaya:
            1. Penggunaan hardware yang berkualitas baik.
            2. Penggunaan software asli (bukan bajakan).
            3. Memback-up data/informasi pada arsip elektronik secara berkala.
            4. Menyimpan arsip elektronik pada tempat terlindung dari medan magnet, debu, atau panas yang berlebihan.
            5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada. Antara 11℃-22℃ dan kelembaban antara 45%-65% RH.
   3. Fumigasi
      1. Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau yang mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi manusia, terutama petugas kearsipan.
      2. Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu:
         1. Pelaksana yang profesional.
         2. Tepat sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang diperuntukkan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik arsip.
         3. Metode yang digunakan tepat.
         4. Tepat waktu pelaksanaan.
      3. Metode pelaksanaan fumigasi

         Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan jenis arsip yang akan difumigasi, antara lain:

         1. Fumigasi ruangan

            Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan untuk pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan manusia dan menjamin efektivitas pelaksanaan.

         2. Fumigasi di bawah penutup

            Fumigasi di bawah penutup dilakukan di dalam ruangan/gedung yang besar tetapi volume arsipnya relatif sedikit. Arsip yang akan difumigasi ditutup dengan plastik polyethilene yang memenuhi syarat untuk keperluan itu.

         3. Fumigasi bertahap

            Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain tertentu. Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa sebagai instalasi penyaluran bahan kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk menarik udara sisi fumigasi keluar dari ruangan. Fumigasi dengan metode ini dapat dilakukan dengan biaya yang relatif lebih efisien. 

      4. Bahan dan sarana fumigasi
         1. Fumigant (bahan kimia untuk fumigasi)
            1. Carbon disulfida
            2. Tymol kristal
            3. Methyl bromide
            4. Phospine
            5. Carbon chlorida
         2. Sarana fumigasi
            1. Masker gas
            2. Mesin detektor
            3. Lampu halida
            4. Sarung tangan
            5. Jas lab
            6. Lakban
            7. Timbangan
            8. Gelas ukur
            9. Selang gas
            10. Plastik polyethilene
            11. Mesin fumigasi/tabung gas
      5. Langkah-langkah fumigasi
         1. Persiapan
            1. Pembukaan setiap boks, sampul bundel arsip yang akan difumigasi.
            2. Pengontrolan terhadap kemungkinan kebocoran gas.
            3. Pengontrolan agar area fumigasi tidak dilalui oleh makhluk hidup.
            4. Memasang rambu/tanda di sekitar area fumigasi.
            5. Pengontrolan dan pengawasan terhadap area atau bagian-bagian tempat fumigasi yang secara teknis dianggap rawan terjadinya kesalahan.
            6. Pembukaan tabung gas sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
         2. Pelaksanaan fumigasi
            1. Pembukaan tabung gas dilakukan secara perlahan sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
            2. Penutupan tabung gas setelah konsentrasi bahan kimia yang diinginkan tepat takaran.
            3. Pencabutan selang gas dan menutup kembali lubang bekas selang gas.
            4. Kontrol kebocoran gas selama proses fumigasi berjalan.
         3. Purna fumigasi
            1. Pembukaan penutup setelah proses fumigasi selesai.
            2. Membuka seluruh ventilasi agar sirkulasi udara dapat berjalan normal kembali.
            3. Pembebasan udara dari pengaruh fumigasi dilakukan selama 6-12 jam.
            4. Pengontrolan/pengukuran udara dengan mesin detektor.
         4. Evaluasi hasil fumigasi

            Evaluasi hasil fumigasi dapat dilakukan dengan memeriksa setiap bundel arsip. Apakah faktor biologis penyebab kerusakan arsip tersebut mati atau tidak, atau membuat percobaan dengan memasukkan binatang serangga ke dalam lokasi fumigasi. Apabila ternyata binatang tersebut mati maka pelaksanaan fumigasi tersebut dinyatakan berhasil atau sebaliknya, apabila binatang tersebut tidak mati maka pelaksanaan fumigasi harus diulangi.

3. Perawatan
1. Membersihkan arsip 
   1. Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja pada ruangan yang telah disediakan.
   2. Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip dengan alat pembersih yang tidak merusak arsip, sesuai dengan jenis kotorannya.
   3. Bersihkan kotoran dan debu yang menempel pada lembaran arsip mulai dari tengah-tengah bidang ke arah pinggir dengan menggunakan spons, kuas/sikat halus. Untuk kotoran yang disebabkan oleh jamur dapat digunakan penghapus karet.
   4. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip.
   5. Arsip yang telah selesai dibersihkan disimpan pada tempat yang terpidah dari arsip yang akan datang dan sedang dalam proses pembersihan, untuk selanjutnya ditata kembali.
2. Menghilangkan noda dan bercak 
   1. Lem kertas dengan menggunakan air hangat.
   2. Lak dengan acceton.
   3. Minyak ter dengan gasoline/benzene.
   4. Cat dengan alkohol dicampur benzene. 
   5. Lilin (wax) dengan gasoline, chloroform. 
   6. Jamur dengan ethylene, alkohol benzene. 
   7. Lumpur dengan air steril dicampur amonia. 
   8. Lemak/minyak dengan alkohol dan benzene.
   9. Lipstik dengan asam tatrate 5% dicampur air. 
   10. Pernis dengan alkohol/benzene. 
   11. Cellotape dengan trichloroethane. 
3. Menangani arsip basah 
   1. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen.
   2. Cara membersihkan kotoran tersebut di atas dilakukan dengan menggunakan kapas atau spons dengan cara diusap (tidak ditekan).
   3. Mengeringkannya dilakukan dengan cara:
      1. Menempatkan arsip dalam ruangan yang kering dan dilengkapi dengan exhaust fan yang dipasang selama 24 jam dengan kelembaban udara berkisar 35%-50% RH.
      2. Arsip dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas kertas penyerap (blofting). Untuk arsip yang berbentuk buku, pada setiap lembarannya disisipkan kertas penyerap yang diganti bila basah.
      3. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip disisipkan kertas thymole.
4. Memutihkan kertas 

   Memutihkan kembali warna kertas dari arsip yang berubah warna yang disebabkan oleh faktor usia, kurangnya pemeliharaan dan perawatan, dapat diatasi dengan menggunakan bahan kimia melalui proses seperti di bawah ini:

   1. Persiapan
      1. Arsip yang berdasarkan penelitian dinyatakan/dikategorikan sebagai arsip yang mengalami perubahan warna, dikumpulkan untuk dilakukan proses pemutihan kembali.
      2. Menyiapkan peralatan yang digunakan dalam proses pemutihan.
      3. Menyiapkan bahan kimia yang diperlukan, antara lain Kalium Permanganat; Asam Acetate; Asam Oksalat; Natrium Sulfat; Amonia; Hidrogen Peroxida; dan Chlorine.
   2. Pencucian

      Kertas yang telah diproses kemudian dicuci untuk menghilangkan pengaruh zat kimia yang masih menempel pada saat proses pemutihan yang dapat merusak serat kertas. Untuk menghindari kerusakan tersebut perlu dilakukan pencucian secara berulang sehingga bersih dari bahan kimia yang tertinggal.

   3. Perendaman 

      Bahan kimia yang digunakan dalam proses pemutihan kertas yang bersifat asam dapat merusak kertas. Oleh karena itu, setelah proses pencucian segera lakukan perendaman dalam larutan penghilang asam, sehingga membentuk buffer (zat penahan) pada kertas.

5. Pencucian 

   Pencucian adalah tindak lanjut dari proses pembersihan dan pemutihan kertas. Sebelum proses pencucian dilaksanakan, dilakukan pengujian terhadap daya larut tinta pada arsip yang akan dicuci. Tahap-tahap proses pencucian adalah sebagai berikut:

   1. Persiapan
      1. Pengumpulan arsip-arsip kotor yang noda atau kotorannya tidak bisa dihilangkan dalam proses pemutihan.
      2. Menyiapkan peralatan, antara lain baskom plastik, air steril, detergen, alkohol, kertas thymol, kertas penyerap, penghapus karet, spons, kuas halus, lembaran plastik tipis, exhaust fan, dsb.
   2. Pelaksanaan proses pencucian
      1. Masukkan air ke dalam baskom secukupnya;
      2. Larutkan detergen dalam air;
      3. Celupkan atau rendam arsip lembar perlembar secara hati-hati ke dalam baskom;
      4. Bersihkan dengan menggunakan spons atau kuas halus dengan hati-hati;
      5. Untuk arsip yang terkena jamur, campurkan alkohol ke dalam air agar kertas menjadi kaku;
      6. Untuk memudahkan proses, gunakan lembaran plastik yang telah dipotong seukuran arsip agar tidak mudah robek saat pencucian;
      7. Untuk arsip yang berbentuk buku/berjilid, kotoran lumpur dapat dihilangkan dengan cara merendam dalam air dingin yang mengalir selama 24 jam, bersihkan kotoran tersebut dengan spons secara hati-hati. Angkat dari rendaman dan keluarkan airnya dari dalam buku dengan cara menekannya secara perlahan;
      8. Keringkan arsip yang telah dicuci, dalam ruangan yang dilengkapi dengan exhaust fan;
      9. Lembaran arsip disusun lembar per lembar dengan kertas penyerap. Ganti kertas penyerap setiap kali menjadi basah. Lakukan berulang-ulang hingga arsip kering;
      10. Arsip yang berbentuk buku/dijilid, pengeringannya dilakukan dengan meletakkannya dalam posisi tegak lurus dengan bagian tepi buku menghadap kipas angin. Pada tiap lembaran disisipkan kertas penyerap yang harus diganti berulang kali hingga arsip/buku tersebut menjadi kering;
      11. Dalam proses pengeringan, setiap 10 lembar arsip/lembaran buku diselipkan kertas thymol untuk mencegah timbulnya jamur.
6. Menambal dan menyambung 

   Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubangi-lubang dan bagian-bagian yang hilang dari suatu arsip dan menyatukan kembali arsip yang robek. Hal ini berguna untuk memperkuat dan memperpanjang umur arsip. Oleh karena itu, bahan-bahan yang dipergunakan untuk menyambung dan menambal harus mempunyai warna dan kualitas yang sama dengan bahan arsip itu sendiri.

7. Enkapsulasi 
   1. Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik.
   2. Bahan garapan dari pelaksanaan enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga.
   3. Sebelum enkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki ada dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.
8. Laminasi 

   Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar bahan penguat. Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan laminasi mesin dingin/panas.

sumber : https://ervinafitriindiani.wordpress.com/2014/01/18/pemeliharaan-dan-perawatan-

arsip/